Biro Kesekretariatan
BEM FIA UI 2025

Halo! Website ini akan membantu kamu dalam mengakses layanan Biro Kestari BEM FIA UI 2025 demi kelancaran program kerja kamu. Di sini, kamu bisa mengakses petunjuk alur administrasi, format berkas, notula, hingga arsip berkas BEM FIA UI, loh! Semoga kamu terbantu dengan website ini!

Start Now

Pedoman Alur Administrasi

Akses format berkas

di link ini

Isi seluruh format berkas tersebut

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Format dan petunjuk LPJ dapat diakses

di link ini

Setelah acara selesai, membuat:

LPJ Kegiatan
LPJ Keuangan Dana Fakultas lalu QC ke Controller max H+2*, sebelum diserahkan ke Mas Adrian max H+3*

Submit berkas-berkas tersebut ke Pengajuan Berkas max H+4*

*weekend tidak dihitung

Berkas yang telah diproses, serta penerbitan SIK Nota Dinas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut

Tracker Berkas

Syarat:

Wajib dibuat apabila pembayaran pembicara/pelatih menggunakan dana fakultas untuk dilampirkan di LPJ Keuangan Dana Fakultas
Sudah mengajukan Surat Undangan kepada pihak terkait
Surat Tugas diajukan sebelum kegiatan berlangsung

Format Surat Tugas dapat diakses di link ini

Berkas yang telah diproses dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut
Tracker Berkas

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Akses format berkas

di link ini

Isi seluruh format berkas tersebut

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Format dan petunjuk LPJ dapat diakses

di link ini

Setelah acara selesai, membuat:

LPJ Kegiatan max H+4*
LPJ Keuangan Dana BEM max H+4*

Submit berkas-berkas tersebut ke Pengajuan Berkas max H+4*

*weekend tidak dihitung

Berkas yang telah diproses, serta penerbitan SIK Nota Dinas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut

Tracker Berkas

Akses format berkas

di link ini

Isi seluruh format berkas tersebut

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Format dan petunjuk LPJ dapat diakses

di link ini

Setelah acara selesai, membuat:

LPJ Kegiatan max H+4*
LPJ Keuangan Dana BEM max H+4*
LPJ Keuangan Dana Fakultas lalu QC ke Controller max H+2*, sebelum diserahkan ke Mas Adrian max H+3*

Submit berkas-berkas tersebut ke Pengajuan Berkas max H+4*

*weekend tidak dihitung

Berkas yang telah diproses, serta penerbitan SIK Nota Dinas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut

Tracker Berkas

Akses format berkas

di link ini

Isi seluruh format berkas tersebut

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Format dan petunjuk LPJ dapat diakses

di link ini

Setelah acara selesai, membuat:

LPJ Kegiatan max H+4*

Submit berkas-berkas tersebut ke Pengajuan Berkas max H+4*

*weekend tidak dihitung

Berkas yang telah diproses, serta penerbitan SIK Nota Dinas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut

Tracker Berkas

Bir/Dep bersangkutan dapat membuat sertifikat sendiri atau request desain ke Biro DKV

E-sertifikat yang membutuhkan tanda tangan dapat langsung disubmit ke gform Pengajuan Berkas

dalam bentuk Canva atau PDF

E-sertifikat yang telah diproses akan dikirimkan melalui link Tracker Berkas

Untuk sertifikat fisik yang membutuhkan tanda tangan & cap basah kemahasiswaan/dekan dapat langsung diserahkan ke Ruang Kemahasiswaan Gedung G FIA UI Lt. 1

Baca terlebih dahulu

SPO & Sanksi Inventarisasi BEM FIA UI di link ini

Cek ketersedian Rubem/barang di link ini

Isi gform berikut

Peminjaman Inventaris

max H-5 dari kebutuhan

Peminjaman Barang

Konfirmasi kepada Sabid Kestari terkait peminjaman

*apabila TIDAK menghubungi, peminjaman tidak memiliki persetujuan KABEM/ WAKABEM

Peminjaman Rubem

Bertemu dengan Sabid Kestari untuk penyerahan dan pengembalian barang

Bertemu dengan PI masing-masing biro/departemen untuk mengambil kunci rubem

Setelah acara selesai, WAJIB mengirimkan bukti before-after dalam bentuk foto/video kondisi Rubem kepada Sabid Kestari

Telah memiliki Proposal Kegiatan dan SIK Nota Dinas yang sudah ditandatangani Kemahasiswaan FIA

Lihat ketersediaan Ruangan/fasilitas di link ini

Siapkan berkas berikut:

Surat Izin Kegiatan ke Dirmawa UI (alur ada di tab selanjutnya)
Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI

Format dapat diakses link ini

Kirimkan surat-surat tsb ke dirmawa@ui.ac.id

ATAU

langsung datang ke Ruang Direktorat Kemahasiswaan di Pusgiwa Lt. 1 max H-14 Kegiatan

Status pemrosesan surat dapat dilihat di bit.ly/StatusSuratUI

Surat yang telah diproses Dirmawa UI akan dikirimkan melalui e-mail pemohon

Ruangan/fasilitas dapat digunakan di hari-H

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Berkas yang telah diproses akan dikirimkan melalui link Tracker Berkas

Peminjaman Ruang Kelas FIA

konfirmasi ketersediaan terlebih dahulu ke PPAA 081318223665 (Pak Mailan) atau 021 7866561

Peminjaman Auditorium

Cek ketersediaan melalui link ini

Peminjaman Barang Saja

konfirmasi ketersediaan terlebih dahulu ke 08983322197 (Mbak Faras)

Peminjaman Ruang Kelas FIA/Auditorium

Isi Form G-05 yang dapat diakses di link ini

Peminjaman Barang Saja

Isi Form G-03 yang dapat diakses di link ini

Form G-05 yang telah selesai diproses akan dikirimkan kembali oleh Kak Dinda dan Bir/Dep dapat berkoordinasi langsung ke OB

Form G-03 yang telah selesai diproses akan dikirimkan kembali dan Bir/Dep dapat berkoordinasi langsung ke Mbak Faras

Kirim berkas berikut ke 081289489849 (Kak Dinda):

SIK Nota Dinas*
Form G-05/ Form G-03 yg terisi

Maksimal H-3 acara

*Nota Dinas diterbitkan oleh kemahasiswaan setelah selesai pemrosesan Proposal Kegiatan

Telah memiliki Proposal Kegiatan dan SIK Nota Dinas dengan ttd Kemahasiswaan FIA

Format Surat Izin Kegiatan ke Dirmawa UI dapat diakses di

link ini

Submit surat tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Status pemrosesan surat dapat dilihat di

bit.ly/StatusSuratUI

Kirimkan berkas ke dirmawa@ui.ac.id max H-14 kegiatan

Surat yang telah diproses akan dikirimkan melalui link

Tracker Berkas

Surat yang telah diproses Dirmawa UI akan dikirim ke e-mail pemohon

Telah memiliki SIK Dirmawa UI (alur ada di tab sebelumnya) dan Proposal Kegiatan yang sudah ditandatangani oleh Kemahasiswaan FIA

Lihat ketersediaan Bis Kuning di link ini

Membuat Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI

Format dapat diakses di

link ini

Book Bis Kuning max H-10 hari kerja di link ini dengan melampirkan:

SIK Dirmawa UI
Proposal Kegiatan
Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI

Surat yang telah diproses akan dikirimkan melalui link Tracker Berkas

Submit surat tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Setelah peminjaman disetujui, invoice booking dapat diperoleh di link ini print invoice tsb dan mengkonfirmasi ke 081288139880 (Pak Nurdin - Staf DOPF Bikun)

Serahkan invoice ke Unit Layanan Terpadu (Lantai dasar depan satpam di gedung PAU) max H-3 kegiatan

Bis Kuning dapat digunakan di hari-H

Telah memiliki SIK Dirmawa UI (alur ada di tab sebelumnya) dan Proposal Kegiatan yg di-ttd Kemahasiswaan FIA

Lihat ketersediaan ruangan/fasiitas di

https://taplink.cc/kalenderfasilitas

Siapkan berkas berikut:

Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI
Surat Pemberitahuan Kegiatan ke UPT PLK
Surat Pemberitahuan Kegiatan ke UPT K3 & Lingkungan

Format dapat diakses di link ini

Book ruangan/fasilitas max H-7 hari kerja di link ini dan melampirkan:

SIK Dirmawa UI
Proposal Kegiatan
Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI

Proses berkas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link Tracker Berkas

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Setelah peminjaman disetujui, invoice booking dapat diperoleh di link ini lalu print invoice tersebut

Serahkan invoice ke Unit Layanan Terpadu, Sentra Informasi Pelayanan Publik (SIPP) di Gedung Pelayanan Mahasiswa Terpadu

max H-5 kegiatan

Sebelum melaksanakan kegiatan, serahkan berkas berikut:

Surat Pemberitahuan Kegiatan ke UPT PLK
Surat Pemberitahuan Kegiatan ke UPT K3 & Lingkungan

Ruangan/fasilitas dapat digunakan di hari-H

Lihat ketersedian Pemasangan Poster di link ini

Format Surat Pemasangan Konten Videotron/Flyer/Poster/Banner FIA UI dapat diakses di link ini

Surat yang sudah selesai diproses diserahkan ke pihak Humas FIA 085814893846 (Mas Lukman) atau menyerahkan surat dan poster fisik ke gedung M Lt. 2

Submit surat tersebut ke google form Pengajuan Berkas
Proses surat dapat dilacak dan akan dikirim hasilnya melalui link Tracker Berkas

Telah memiliki Proposal Kegiatan dan SIK Nota Dinas yang sudah ditandatangani Kemahasiswaan FIA

Lihat ketersediaan Ruangan/fasilitas di link ini

Siapkan berkas berikut:

Surat Izin Kegiatan ke Dirmawa UI (alur ada di tab selanjutnya)
Surat Peminjaman Fasilitas Tingkat UI

Format dapat diakses link ini

Kirimkan Surat Izin Kegiatan Dirmawa ke ppsb.ui@gmail.com atau

langsung datang ke Ruang Direktorat Kemahasiswaan di Pusgiwa Lt. 1 max H-14 Kegiatan

Status pemrosesan surat dapat dilihat di bit.ly/StatusSuratUI

Surat yang telah diproses Dirmawa UI akan dikirimkan melalui e-mail pemohon

Isi gform peminjaman di link ini dengan menyertakan:

SIK Fakultas
SIK Dirmawa
Surat Peminjaman Fasilitas

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

Berkas yang telah diproses akan dikirimkan melalui link Tracker Berkas

Pedoman Selengkapnya

Pelayanan dan Persuratan Kemahasiswaan 2025
Author: Riska Nindi Trafanti, S.Sos.

Sosialisasi Pengajuan Keuangan 2024
Author: Adrian W. Setiawan, A.Md

Pedoman Administrasi
UI 2024

Author: Biro Kestari BEM UI 2024

Daftar Nama dan Jabatan Dosen FIA UI 2024
Dapat dijadikan referensi cue card MC

Layanan Kami

Panduan Administrasi

Akses keperluan format berkas proposal, LPJ, form peminjaman fasilitas, format notula dan berkas lainnya untuk program kerjamu di sini

SPO Biro Kestari 2025

Perhatikan Standar Prosedur Operasional Biro Kesekretariatan untuk ketentuan pemrosesan berkas.

Notula UKK & RDP

Akses notula Uji Kelayakan dan Kepatutan serta Rapat Dengar Pendapat seluruh program kerja di sini.

Arsip Biro Kestari

Kamu dapat mengakses arsip berkas BEM FIA UI selama tiga tahun ke belakang di sini.

Tim Kami

Berikut adalah tim Biro Kesekretariatan BEM FIA UI 2025. Di sini, kami melampirkan detail pembagian sahabat bidang dan informasi kontak sehingga memudahkan kamu dalam menghubungi kami.

WhatsApp Image 2025-01-31 at 11.12.15.jpg

Arum

Kepala Biro Kesekretariatan

BEM FIA UI 2025

Najla

Wakil Kepala Biro Kesekretariatan

BEM FIA UI 2025

Keysha

Sahabat bidang:

Dep. Sosmas
Dep. Sosling
Biro Keuangan

74A7EF72-3E85-4DFE-AB63-638C9C4F1B72_edi

Aulia

Sahabat bidang:

Dep. Adkesma
Dep. Kastrat

Ilmi

Sahabat bidang:

Biro Humas
Biro DKV
Dep. Pengkar

Dewi

Sahabat bidang:

Biro Litbang
DPP
UKF & BSO

Adisha

Sahabat bidang:

Biro PMM
Dep. Pdank

Alexa

Sahabat bidang:

Dep. Olahraga
Dep. Senbud
Proker GEMAFIA

Biro Kesekretariatan BEM FIA UI 2025

Pedoman Alur Administrasi

Akses format berkas

Isi seluruh format berkas tersebut

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut Pengajuan Berkas dalam bentuk DOCX

Format dan petunjuk LPJ dapat diakses

Setelah acara selesai, membuat:

LPJ Kegiatan

LPJ Keuangan Dana Fakultas lalu QC ke Controller max H+2*, sebelum diserahkan ke Mas Adrian max H+3*

Submit berkas-berkas tersebut ke Pengajuan Berkas max H+4*

*weekend tidak dihitung​​

Berkas yang telah diproses, serta penerbitan SIK Nota Dinas dapat dilacak dan akan dikirimkan melalui link tracker berikut

Bir/Dep bersangkutan dapat membuat sertifikat sendiri atau request desain ke Biro DKV

E-sertifikat yang membutuhkan tanda tangan dapat langsung disubmit ke gform Pengajuan Berkas

Untuk sertifikat fisik yang membutuhkan tanda tangan & cap basah kemahasiswaan/dekan dapat langsung diserahkan ke Ruang Kemahasiswaan Gedung G FIA UI Lt. 1

Pelayanan dan Persuratan Kemahasiswaan 2025 Author: Riska Nindi Trafanti, S.Sos.

Sosialisasi Pengajuan Keuangan 2024 Author: Adrian W. Setiawan, A.Md

Pedoman Administrasi UI 2024

Daftar Nama dan Jabatan Dosen FIA UI 2024 Dapat dijadikan referensi cue card MC

Panduan Administrasi

SPO Biro Kestari 2025

Notula UKK & RDP

Arsip Biro Kestari

Tim Kami

Biro Kesekretariatan
BEM FIA UI 2025

Submit berkas-berkas tersebut ke google form berikut
Pengajuan Berkas
dalam bentuk DOCX

LPJ Keuangan Dana Fakultas lalu QC ke Controller max H+2, sebelum diserahkan ke Mas Adrian max H+3

*weekend tidak dihitung

Pelayanan dan Persuratan Kemahasiswaan 2025
Author: Riska Nindi Trafanti, S.Sos.

Sosialisasi Pengajuan Keuangan 2024
Author: Adrian W. Setiawan, A.Md

Pedoman Administrasi
UI 2024

Daftar Nama dan Jabatan Dosen FIA UI 2024
Dapat dijadikan referensi cue card MC